اما یک جلسه اداری هر قدر خسته کننده و انرژی بر به نظر برسد، نباید آن را دست کم گرفت. در حقیقت این جلسات میتوانند موقعیت حرفه ای شما را در جهت مثبت - یا منفی - تحت الشعاع قرار دهند.

در اینجا به 10 مورد از کارهایی که هرگز نباید در یک جلسه انجام داد، اشاره میکنیم :

1. دیر رسیدن. وارد شدن در جلسه ای که مدتی است آغاز شده یعنی " من بی نظمم". چند دقیقه زودتر رسیدن نه تنها نشانه این است که شما برای "وقت" دیگران احترام قائلید، بلکه موجب میشود جای بهتری هم پیدا کنید.

2. آماده نبودن. اگر از قبل مواردی برای مطالعه یا صورت جلسه را در اختیار شما قرار داده اند، آنها را بخوانید. از قبل به سوالات یا پیشنهاداتی که میتوانید در جلسه مطرح کنید، فکر کنید.

3. در انحصار گرفتن گفتگو. هنگامی که زمان تبادل نظر میرسد، رسم جاری بر این است که ابتدا اشخاصی که مقام بالاتر یا تجربه بیشتری دارند به بیان دیدگاه و نظرات خود بپردازند و پس از پایان یافتن نوبت این افراد، نوبت به دیگران میرسد که نظر خود را "به طور خلاصه" بیان کنند. در این هنگام با صدای یکنواخت و آهسته صحبت نکنید و به یاد داشته باشید که اگر نکته مهمی برای گفتن ندارید، مجبور به صحبت نیستید. هیچ نگفتن بهتر از گفتن چیزی بیهوده است.

4. نظر خود را به شکل پرسش مطرح کردن. بیان کردن نظر قطعی به شکل و آهنگ یک پرسش، به دیگران فرصت میدهد که با آن مخالفت کرده، درباره آن بحث کنند و در آخر ایده شما را به نفع خود تمام کنند. بهترین کار این است که نظر خود را در قالب جمله ای قطعی مانند این "بیایید بیشتر تحقیق کنیم" بیان کنید، نه اینکه بگویید: "بهتر نیست بیشتر تحقیق کنیم؟".

5. تعبیر نادرست از مسیر گفتگو. سعی کنید نیازها و حال و هوای موجود در جلسه را درک و دریافت کنید. با دقت به سخنان دیگران گوش دهید تا متوجه شوید که جو حاکم تا چه حد پذیرای نظرات شما خواهد بود. شما باید کاری کنید که پیامتان برای جمع مناسب باشد. برای مثال اگر همه بر روی کاستن از هزینه تمرکز کرده اند و شما قصد دارید درباره ارتقای سیستم صحبت کنید، یا باید راهی پیدا کنید که این ارتقای سیستم را به مبحث کاستن از هزینه ربط دهید یا اینکه مطرح کردن آن را برای جلسه دیگر بگذارید.

6. پرخاش کردن. متاسفانه گاهی عده ای یک جلسه اداری را بیشتر به عنوان میدان جنگ لفظی و خودشان را گلادیاتورهای مسلح به شمشیر زبان فرض میکنند. اگر شما هدف اتهام یا تمسخر چنین افرادی قرار گرفتید، با خونسردی از خود دفاع کنید. اگر برای پاسخ به فکر کردن نیاز دارید، با پرسیدن پرسشی که طرف مقابل را به جوابگویی وادارد، برای خود زمان بخرید. برای مثال بپرسید:" آقای... از روی چه حسابی تصور میکنی من برای نتایج فروش ارزش قائل نیستم؟"

7. جویدن آدامس. جویدن آدامس با صدای "تق تق" و "چلپ چلپ"ی که در سکوت جلسه به خوبی شنیده میشود و حالت حرکت مداوم دهان، نه تنها توهین آمیز و عصبی کننده که بسیار غیر حرفه ایست.

8. روشن گذاشتن تلفن همراه. همانطور که میدانید باید تلفن را در سینما و کنسرت خاموش کنید، متوجه باشید که خاموش کردن تلفن همراه یا بستن صدای آن در جلسات هم ضروری است. صدای زنگ رشته کلام گوینده را قطع کرده و حواس شنوندگان را از موضوع منحرف میکند. در ضمن، پاسخ دادن به تلفن در جلسه هم به هیچ وجه شایسته نیست.

9. منحرف شدن از موضوع. موضوع گفتگو را تغییر ندهید. بر روی آنچه که با همکارانتان بررسی میکنید، متمرکز شوید تا به نتیجه برسید. اگر پرداختن به بخشهای نامربوط به نظرتان ضروری میرسد، قبلا نظر موافق حاضران را جویا شوید. یک روش مناسب برای عنوان کردن نکات مهم اما خارج از برنامه گفتگو، یادداشت کردن آنها و مطرح کردن آن در زمان مناسب است.

10. حاضر نشدن در جلسه. بله، شما مطمئنا با حضور نیافتن در جلسه و نشستن پشت میز خود میتوانید به بسیاری از کارهای مهمتر رسیدگی کنید. اما اگر این جلسه به درخواست یکی از مدیران شرکت یا مقام بالاتر شما تشکیل میشود، شما فرصت معرفی خود را به این شخص از دست میدهید. به یاد داشته باشید که جلسات اداری تنها درباره بهره وری، سود و زیان نیست، این جلسات مکان مناسبی برای ارایه تصویری مثبت از شما و آموختن از حرفه ایهاست.